205 Milliarden E-Mails werden laut Radicati Group täglich versendet, das sind 2,4 Millionen pro Sekunde! Davon sind in etwa 65% geschäftlicher – 35% privater Natur und ein großer Teil ist ohne Zweifel Werbetreibenden zu verdanken.
Das sind eine Menge E-Mails. Mancherorts nimmt die E-Mail Flut überhand, da trudeln tagtäglich hunderte (Spam-)E-Mails in den Posteingang. In Österreich genießen wir einen vergleichsweise recht hohen Schutz was den Erhalt von Werbenachrichten betrifft. Aber die gesetzlichen Gegebenheiten sind von Land zu Land verschieden, wir möchten nun versuchen Ihnen einen Überblick über hiesige Rechte und Pflichten als E-Mail Nutzer und/oder Werbetreibender zu geben. Was Sie dürfen oder sogar müssen und was nicht.
Grundsätzlich unterscheidet man zwischen 3 verschiedenen Versandarten:
- E-Mails mit Zustimmung des Empfängers
- E-Mails ohne Zustimmung an bis zu 50 Empfänger, wenn es keine Direktwerbung ist
- E-Mails ohne Zustimmung unter bestimmten Voraussetzungen
E-Mails mit Zustimmung des Empfängers
E-Mails zu Werbezwecken dürfen an Empfänger bzw. die Empfängeradresse versendet werden wenn diese eine Erlaubnis erteilt haben. Die Erlaubnis kann schriftlich, elektronisch (per E-Mail) oder auch mündlich erteilt worden sein. Wichtig ist, dass sie vor dem Versand erteilt wurde und, dass sie jederzeit wiederrufbar ist.
In gewissen Fällen ist auch eine schlüssige Erteilung möglich, wenn kein vernünftiger Grund verbleibt, daran zu zweifeln, dass eine Einwilligung erteilt werden wollte. Bei einem aufrechten Vertragsverhältnis zum Beispiel, um etwa Informationspflichten zu erfüllen.
Noch in der Schwebe ist, ob eine Einwilligung über die AGB möglich ist. Die Klausel in den AGB müsste, wenn dann bestimmt sein und insbesondere Angaben darüber enthalten, gegenüber wem die Einwilligung erteilt wird und welche Informationen (zB Newsletter oder Produktinformationen) zugesendet werden.
Die gängigste Methode zur Einholung dieser Erlaubnis ist das Opt-In Verfahren, das sind die Kästchen zum Anklicken ob Sie weitere Informationen und Produktdetails per E-Mail erhalten wollen. Diese Kästchen dürfen nicht bereits angeklickt sein! Bei einem Double Opt-In wird der Empfängeradresse zusätzlich noch ein Bestätigungslink geschickt, um ganz sicher zu gehen.
Die Einwilligung darf auf keinen Fall durch telefonischen oder elektronischen ERSTkontakt erhoben werden, das wäre verbotene Telefon- bzw. E-Mail-Werbung.
E-Mails ohne Zustimmung an bis zu 50 Empfänger, wenn es keine Direktwerbung ist
Liegt keine Einwilligung vor, können E-Mails an bis zu 50 Empfänger versendet werden, wenn sie nicht der Direktwerbung dienen. Wobei es sehr schwierig ist den Begriff Direktwerbung aufgrund von mangelnder Rechtsprechung zu erfassen. Direktwerbung beinhaltet Werbung für ein bestimmtes Produkt, sowie Ideen oder politische Anliegen, selbst Marketingmaßnahmen fallen unter den Begriff Direktwerbung.
Da bleibt nicht viel übrig was man erlaubterweise versenden darf. Am besten man holt sich die Einwilligung, was will man mit 50 E-Mails schon erreichen.
E-Mails ohne Zustimmung unter bestimmten Voraussetzungen
An eine unbegrenzte Anzahl von Empfängern darf unter folgenden Umständen versendet werden, wobei ALLE dieser Voraussetzungen erfüllt sein müssen:
- die E-Mail-Adresse des Kunden wurde beim Verkauf einer Ware oder einer Dienstleistung erhoben
- der Kunde erhielt bei Erhebung der E-Mail-Adresse die Möglichkeit, den Empfang kostenfrei und problemlos abzulehnen
- der Kunde erhält bei jeder Zusendung die Möglichkeit, den Empfang kostenfrei und problemlos abzulehnen
- die Zusendung erfolgt zur Direktwerbung für eigene, ähnliche Produkte
- der Kunde ist nicht in die sog „ECG-Liste“ eingetragen
Die ECG Liste in Punkt Nummer 5 gilt übrigens für alle Versandarten. Diese ECG Liste ist ein Sammelsurium aller E-Mail-Adressen die absolut keine Werbe-E-Mails erhalten wollen. Weitere Informationen finden Sie hier: Link.
Abgesehen von der Einwilligung gilt es folgende Punkte zu beachten:
- Keine anonymen oder verschleierten E-Mail-Adressen, der Absender muss immer eindeutig ersichtlich sein
- Weiter müssen vom Versender folgende Informationen enthalten sein:
- Name/Firma und Rechtsform
- Adresse bzw. Sitz laut Firmenbuch
- Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht (falls vorhanden)
- E-Mails die öfter als 4-mal pro Jahr in vergleichbarer Gestaltung versendet werden (Newsletter), müssen ein Impressum mit folgenden Punten enthalten:
- Unternehmensgegenstand
- Bei allen juristischen Personen und Personengesellschaften: Vertretungsbefugte Organe (zB Geschäftsführer/Vorstandsmitglieder) sowie Mitglieder des Aufsichtsrates
- Bei Gesellschaften: Beteiligungsverhältnisse der Gesellschafter inkl deren Höhe, inkl Treuhandverhältnissen und stillen Beteiligungen (gilt grundsätzlich auch für AG)
- Bei Vereinen: vertretungsbefugte Organe und Vereinszweck
- Bei Stiftungen: Stifter und Begünstigte
- Sind die anzugebenden Gesellschafter ihrerseits wieder Gesellschaften, so sind auch deren Gesellschafter entsprechend anzuführen. Sind auch dies wieder Gesellschaften, so sind auch deren Gesellschafter entsprechend anzugeben usw.
- Direktwerbung müsste als Werbung in der Betreffzeile gekennzeichnet sein, wird in der Realität aber nicht gelebt.
- Zum Schluss muss noch die Datenverarbeitungsnummer rein, sollte der Versender eine haben müssen.
Wie Sie sehen, ist E-Mail versenden keine Kleinigkeit, auf die horrenden Strafen bei Nichtbeachtung der Gesetze möchten wir jetzt nicht eingehen. Sollten Sie Fragen zu dem Thema haben können Sie sich vertrauensvoll an uns wenden, wir haben 14 Jahre Erfahrung im E-Mail Versand und stehen Ihnen gern mit Rat und Tat zur Seite!
Quellennachweis:
Radicati Group E-Mail Statistiken 2013 – 2017
Wirtschaftskammer Österreich
ECG Liste:
Wie Sie bereits anführen, ist es wichtig dass der Absender eindeutig identifizierbar ist. Ebenso ist die Einwilligung nicht zwingend notwendig, sofern durch den Einkauf die E-Mail Adresse erhoben wurde. Man sollte beim Marketing über Mails stets das geltende Recht im Blick haben. Vielen Dank für Ihren Beitrag.